Budżet wesela zacznijcie od kwoty, którą macie do dyspozycji, oraz roboczej listy gości. Potem rozdzielcie koszty liczone od osoby i te płacone za całą usługę. Dzięki temu od razu zobaczycie, czy większą oszczędność daje zmiana menu, ograniczenie listy gości czy rezygnacja z dodatkowej atrakcji.

Arkusz, który pokazuje także brakujące pieniądze

Wystarczy jeden wspólny plik. Każda usługa powinna mieć osobny wiersz i kolumny: planowana kwota, cena potwierdzona, zapłacono, pozostało, termin płatności oraz uwagi do zakresu. Wpisujcie pełne kwoty brutto. Wstępna wycena ma inny status niż podpisana umowa, dlatego oznaczcie je osobno.

Nie odejmujcie od budżetu przewidywanej wartości prezentów. Płatności mogą przypadać przed weselem, a wysokości prezentów nie znacie. Jeśli rodzina finansuje część przyjęcia, ustalcie konkretną kwotę i moment jej przekazania przed zobowiązaniem się wobec usługodawców.

Policzcie koszt dodatkowego gościa

Menu to dopiero pierwsza pozycja. Dopiszcie napoje lub alkohol, nocleg, transport i upominek, jeśli je zapewniacie. Sprawdźcie także minimum rozliczane przez salę. Przy gwarantowanych 80 osobach zmniejszenie listy z 80 do 75 nie musi obniżyć rachunku za lokal.

Przykład rachunkowy, nie cennik rynkowy: załóżmy menu po 400 zł dla 80 osób, 3000 zł napojów i 2000 zł opłaty za lokal. Daje to 37 000 zł. Przy 90 osobach samo menu rośnie o 4000 zł. Noclegi i transport trzeba przeliczyć osobno. Taki zapis pokazuje skutki dopisywania gości lepiej niż jedna zbiorcza kwota „sala”.

Koszty, które łatwo pominąć

  • Stroje: poprawki krawieckie, buty, bielizna, dodatki i czyszczenie po weselu.
  • Muzyka i zdjęcia: dojazd, posiłki ekipy, noclegi, dodatkowe godziny, albumy.
  • Dekoracje: transport, montaż, demontaż, wypożyczenie wazonów i odbiór następnego dnia.
  • Sala: podanie tortu, serwis alkoholu, przedłużenie, posiłki dla dzieci i obsługi.
  • Przejazdy: auto pary młodej, bus dla gości, nocne kursy i parkingi.
  • Druk: zaproszenia, koperty, wysyłka, winietki i ewentualny dodruk po zmianach.

Nie wszystkie dopłaty występują w każdej ofercie. Przy każdej wpiszcie „wliczone”, konkretną kwotę albo „do potwierdzenia”. Puste pole nie powinno oznaczać zera. Listę pytań do lokalu znajdziecie w poradniku o wyborze sali.

Zostawcie rezerwę i policzcie miesiące

Jako roboczy punkt wyjścia proponujemy pozostawienie 10% limitu bez przypisania do zamówień. Przy budżecie 60 000 zł oznacza to 54 000 zł na zaplanowane wydatki i 6000 zł rezerwy. To propozycja planowania, nie obowiązująca stawka. Przy wielu niepotwierdzonych cenach rezerwa powinna być większa.

Posortujcie płatności według dat. Sprawdźcie łączną kwotę wymaganą miesiąc przed ślubem, w ostatnim tygodniu i po weselu. Suma mieszcząca się w budżecie nie wystarczy, jeśli pieniądze będą dostępne później niż termin zapłaty.

Gdzie ciąć wydatki najpierw?

Wykreślcie pozycje, których brak najmniej odczujecie: drugą podobną atrakcję, rozbudowane upominki, dodatkowy druk albo dekorację miejsca niewidocznego podczas przyjęcia. Przy kwiatach zapytajcie o przeniesienie kompozycji z ceremonii na salę i koszt tej pracy. Samodzielne przygotowanie ozdób policzcie z materiałem, narzędziami i transportem.

Przy wynajmie auta dopasujcie czas do przejazdu i zdjęć, zamiast rezerwować cały wieczór bez potrzeby. Nie rezygnujcie jednak z potwierdzonego powrotu gości, żeby utrzymać mniej istotny dodatek. Każdą zmianę zamknijcie nową sumą w arkuszu. Oszczędność istnieje dopiero wtedy, gdy nie pojawia się w zamian inny koszt.