Na oglądanie sali zabierzcie liczbę gości i listę pytań, a po spotkaniu poproście o pełną wycenę. Zdjęcia wnętrza nie powiedzą Wam, czy zmieści się parkiet, ile kosztują napoje ani kto zajmie się przyjęciem po zakończeniu pracy osoby sprzedającej ofertę. Te różnice rozstrzygają wybór między podobnymi obiektami.

Poproście o ustawienie dla Waszej liczby osób

Jeżeli zapraszacie 90 osób, poproście o rzut sali dla 90 osób, z zaznaczonymi stołami, parkietem, stanowiskiem DJ-a i bufetami. Nie oceniajcie przestrzeni na podstawie maksymalnej liczby miejsc. Sprawdźcie, czy goście odsuwający krzesła nie blokują przejścia i czy część stołów nie trafia za filar albo do osobnego pomieszczenia.

Przy stołach okrągłych obejrzyjcie nakryty stół z krzesłami. Przy prostokątnych zapytajcie o szerokość i miejsce na półmiski. Wysokie dekoracje i zastawa zajmują przestrzeń, której nie widać na pustym blacie. Poproście o zdjęcia wcześniejszego przyjęcia o podobnej liczbie uczestników, nie tylko o sesję promocyjną.

Wyceńcie całe przyjęcie, nie „talerzyk”

Wyślijcie każdej sali ten sam zestaw danych: data, liczba dorosłych i dzieci, godziny przyjęcia, noclegi oraz liczba posiłków dla usługodawców. Porównujcie sumę brutto. Obok ceny menu zaznaczcie, czy oferta obejmuje napoje bez limitu, kawę, obsługę, obrusy i sprzątanie.

  • Alkohol: czy jest opłata za wniesienie własnego, chłodzenie albo serwis?
  • Tort: czy kosztują przechowanie, krojenie i podanie?
  • Czas: do której godziny trwa pakiet i ile kosztuje przedłużenie?
  • Goście: kiedy podajecie ostateczną liczbę i jaka liczba jest minimalnie rozliczana?
  • Noclegi: ile pokoi jest rzeczywiście zarezerwowanych, do kiedy trzeba je opłacić i czy cena obejmuje śniadanie?

Nie każdy lokal stosuje wszystkie te dopłaty. Chodzi o sprawdzenie pustych rubryk przed podpisaniem umowy. Minimalną liczbę rozliczanych osób wpiszcie także do budżetu wesela: jeśli spadnie frekwencja, rachunek nie zawsze zmniejszy się proporcjonalnie.

Na degustacji pytajcie także o serwis

Wybierzcie dania, które faktycznie mają znaleźć się w menu. Zapytajcie, jak wygląda podanie obiadu całej sali, ile przewidziano ciepłych posiłków i co zostaje dostępne między nimi. Ustalcie osobno posiłki roślinne, dziecięce oraz potrzeby dotyczące alergenów. Odpowiedź kuchni powinna dotyczyć konkretnego menu, a nie samego hasła „dostosujemy się”.

Sprawdźcie, kto odbiera tort od cukierni i przechowuje pozostałe jedzenie po weselu. Jeśli planujecie słodki stół z zewnętrznej firmy, zapytajcie o dostęp do chłodni i godzinę montażu. Tych zadań nie należy domyślnie przypisywać kelnerom bez uzgodnienia.

Przejdźcie trasę gościa i zaplecze wykonawców

Obejrzyjcie toalety, szatnię, parking i wejście do pokoi. Jeśli wśród gości jest osoba z ograniczoną mobilnością, sprawdźcie trasę bez schodów oraz dostępną toaletę. Obejrzyjcie salę rezerwową dla ceremonii plenerowej. Powinna odpowiadać Wam również wizualnie, bo w deszczu stanie się główną przestrzenią ślubu.

DJ-owi przekażcie ograniczenia głośności, godzinę zakończenia muzyki i możliwość użycia dymu. Florystce: godzinę wejścia, zasady mocowania dekoracji i korzystania ze świec. Zapytajcie też o równoległe przyjęcia, wspólny ogród oraz wejście. Wyłączność trzeba ustalić, nie wywnioskować ze zdjęć.

Po wizycie poproście o trzy rzeczy

Kompletną wycenę, projekt umowy i nazwisko osoby koordynującej wesele na miejscu. Zapiszcie ustalenia dotyczące podwyżek ceny, zmian liczby gości, płatności i godzin. Przed wyborem wróćcie do trzech priorytetów, na przykład jedzenia, noclegów i parkietu. Sala spełniająca te warunki będzie lepszym wyborem niż efektowniejsza przestrzeń wymagająca kilku kosztownych kompromisów.