Przygotowania podzielcie na pięć etapów: data i budżet, rezerwacje, decyzje zależne od liczby gości, przekazanie ustaleń wykonawcom oraz pakowanie. Poniższa lista nadaje się do przeniesienia do wspólnego arkusza. Przy każdym zadaniu dopiszcie jedną osobę odpowiedzialną i termin, zamiast zostawiać wszystko w kolumnie „do zrobienia”.

Po ustaleniu, że organizujecie wesele

  • Spiszcie roboczą listę gości i maksymalny budżet.
  • Wybierzcie rodzaj ceremonii oraz sprawdźcie dostępność daty w USC lub parafii.
  • Obejrzyjcie sale odpowiadające liczbie gości i zbierzcie pełne wyceny.
  • Ustalcie trzy priorytety, na które chcecie przeznaczyć największą część budżetu.
  • Sprawdźcie dostępność wybranego fotografa, muzyków lub DJ-a przed ostatecznym zamknięciem daty, jeśli konkretny wykonawca jest dla Was kluczowy.

Nie zamawiajcie drukowanych zaproszeń, zanim data, godzina i miejsce ceremonii będą potwierdzone. Rezerwację dnia oddzielcie od kompletowania dokumentów, które mają określoną ważność. Szczegóły znajdziecie w liście dokumentów do ślubu.

Po rezerwacji sali i głównych usług

Zbierzcie umowy w jednym folderze, a płatności przenieście do kalendarza. Wpiszcie kontakty do osób odpowiedzialnych za konkretne usługi. W przypadku sali zapiszcie także kontakt do managera pracującego podczas wesela, jeśli jest to inna osoba niż ta, z którą podpisujecie umowę.

Teraz zamówcie stroje z terminami przymiarek, obrączki, florystykę, tort oraz fryzurę i makijaż. Termin zamówienia sukni ustalcie z salonem dla konkretnego modelu. Nie zakładajcie, że wszystkie kolekcje mają taki sam czas dostawy. Przy aucie podajcie datę, trasę i wariant z kierowcą lub bez.

Przed terminem podania liczby gości

Termin odpowiedzi na zaproszenie ustawcie wcześniej niż ostateczne zgłoszenie liczby osób sali. Zostawcie kilka dni na telefony do osób, które nie odpowiedziały. Zbierajcie jednocześnie potrzeby dotyczące noclegu, transportu i posiłków. Plan stołów przygotujcie na podstawie potwierdzeń, nie początkowej listy życzeń.

  • Przekażcie kuchni liczbę menu standardowych, dziecięcych i uzgodnionych diet.
  • Potwierdźcie liczbę pokoi i nazwiska potrzebne do zakwaterowania.
  • Zapiszcie osoby na konkretne kursy transportu powrotnego.
  • Sprawdźcie pisownię imion przed drukiem winietek.
  • Policzcie posiłki dla fotografa, filmowca, muzyków i pozostałej obsługi zgodnie z ustaleniami.

Tydzień przed: jedna wersja planu

To proponowany moment ostatniego przeglądu, nie zamiennik terminów z umów. Wyślijcie wykonawcom jedną aktualną rozpiskę: adresy, godzina ceremonii, przyjazd na salę, posiłki, pierwszy taniec, tort, sesja i zakończenie. Dołączcie telefon do osoby rozwiązującej sprawy organizacyjne. Wyróżnijcie zmiany względem wcześniejszych wiadomości.

Z salą potwierdźcie dostawę dekoracji, tortu i alkoholu, a także odbiór rzeczy po weselu. Fotografowi przekażcie krótką listę ważnych zdjęć rodzinnych. DJ-owi wyślijcie ostateczny plik pierwszego tańca i granice dotyczące zabaw. Przy przejazdach skorzystajcie z przykładowego harmonogramu.

Pakowanie: trzy podpisane zestawy

Ceremonia: dokumenty tożsamości, obrączki i bukiet. Ustalcie imiennie, kto ma obrączki. Sala: winietki, plan stołów, księga gości i dodatki uzgodnione z obsługą. Pokój: ubrania na następny dzień, kosmetyki, ładowarka i buty na zmianę. Torbę do pokoju przekażcie wcześniej, jeśli nie będzie potrzebna przed ceremonią.

Mały zestaw pod ręką ograniczcie do rzeczy, których faktycznie użyjecie: chusteczek, plastrów, wody i kosmetyku do poprawek. Przy odbiorze sukni nauczcie wybraną osobę zapinania oraz podpinania trenu. Dzień przed sprawdźcie pakunki, terminy i telefony; nie dodawajcie już nowej atrakcji wymagającej przebudowania programu.