Bus zamawiajcie na podstawie deklaracji gości, nie całej listy zaproszonych. Osobno policzcie przejazd na ceremonię, z ceremonii do sali i nocne powroty. Jedna osoba może potrzebować tylko ostatniego kursu. Od tego zależą liczba miejsc, godziny oraz sens zamawiania dużego autokaru zamiast kilku kursów mniejszym pojazdem.

Zbierzcie odpowiedzi razem z potwierdzeniem obecności

Do wiadomości z prośbą o potwierdzenie udziału dodajcie trzy pytania: skąd chcecie jechać, czy potrzebujecie transportu na salę i o której planujecie powrót. Podajcie proponowane warianty, zamiast zbierać dowolne adresy. Przykładowo jeden hotel jako punkt startu i dwa nocne kursy do tego samego hotelu.

W arkuszu zapiszcie nazwiska, liczbę pasażerów i wybrany kurs. Zaznaczcie potrzeby dotyczące przewozu dzieci, bagażu lub ograniczeń mobilności. Te informacje przekażcie przewoźnikowi przy doborze pojazdu. Liczba wolnych siedzeń nie potwierdza jeszcze odpowiedniego wyposażenia.

Jeden duży kurs czy dwa mniejsze?

Jeśli wszyscy mają przybyć na tę samą godzinę, większy pojazd upraszcza plan. Dwa kursy jednym busem wymagają policzenia powrotu pustego pojazdu. Przykład organizacyjny: 25 minut jazdy w każdą stronę oraz łącznie 15 minut obsługi przystanków daje 65 minut na pełny obieg pojazdu. Dopiero wtedy ten sam bus może wykonać kolejne okrążenie. Do tego potrzebny jest zapas ustalony z przewoźnikiem.

Nie planujcie więc dwóch odjazdów co 30 minut, jeśli sam przejazd i powrót zajmują dłużej. Jeżeli pierwszy kurs dowiezie gości bardzo wcześnie, zapewnijcie im możliwość wejścia do obiektu. Oczekiwanie pod zamkniętą salą nie jest dobrym sposobem oszczędzania na drugim pojeździe.

Powroty ustalcie przed rezerwacją

Przykładowy układ to kurs o 00:30 i kurs po zakończeniu zabawy o 04:00. To propozycja do ankiety, nie godziny właściwe dla każdego wesela. Wybierzcie je na podstawie odpowiedzi gości oraz końca pracy sali. Każdy kurs powinien mieć konkretny cel i określoną liczbę miejsc.

Jeśli transport kończy się pod hotelem, napiszcie to wprost. Nie obiecujcie dowozu pod dom w kilku miejscowościach, gdy wycena obejmuje jeden punkt. Potwierdźcie z hotelem późne wejście i odbiór kluczy; najlepiej załatwić zakwaterowanie wcześniej, jeśli goście przyjadą przed ceremonią.

Co musi zawierać zamówienie?

  • Data, typ pojazdu i liczba miejsc pasażerskich.
  • Adresy każdego kursu oraz godziny zbiórki i odjazdu.
  • Zakres oczekiwania, dodatkowe kilometry i cena przedłużenia.
  • Warunki przewozu dzieci, bagażu i osób wymagających pomocy.
  • Kontakt w dniu wesela oraz rozwiązanie na wypadek awarii.
  • Kwota brutto, płatności i termin ostatecznego potwierdzenia liczby pasażerów.

Pokażcie przewoźnikowi bramę i parking sali, jeśli wjazd jest wąski. Autokar potrzebuje innego miejsca na manewr niż samochód osobowy. Uzgodnijcie przystanek z obiektem, żeby pojazd nie musiał czekać na ulicy.

Krótka wiadomość dla gości

Bus odjeżdża spod głównego wejścia hotelu [nazwa, adres] o [godzina]. Prosimy o obecność 10 minut wcześniej. Po weselu wracamy do tego samego hotelu o [godziny]. Wasz kurs: [godzina]. W sprawach przejazdu kontaktujcie się z [imię, numer].

Przekażcie listę pasażerów jednej osobie, która zgodziła się koordynować kurs. DJ może przypomnieć odjazd z wyprzedzeniem. Przejazd pary młodej rozpiszcie osobno: jeśli zatrzymujecie się na zdjęcia, goście powinni mieć dostęp do sali i napojów. Zepnijcie oba transporty w jednym harmonogramie dnia.